Si vous envisagez de déployer un ERP au sein de votre entreprise, vous avez certainement constaté la multitude d'options disponibles sur le marché. C’est une décision stratégique pour toutes entreprise souhaitant optimiser ses processus et stimuler sa croissance. En tant que responsable d’entreprise, vous cherchez à comprendre quels sont les critères les plus importants, ainsi que les fonctionnalités essentielles qui vous permettront d’atteindre les résultats escomptés.
Une fois posée la question du bon éditeur, du bon outils, ce pose la question de l’intégrateur. Quel prestataire devez-vous choisir pour implémenter votre nouvel ERP au sein du système d’information de votre société ?
À travers cet article, nous vous guidons dans le processus de sélection et de décision en matière de logiciel ERP de gestion d’affaires.
Comprendre les besoins de votre entreprise
Le grand nombre d’ERP proposé sur le marché ne rend pas simple le choix de l’outil qui correspondrait le mieux à vos besoins. Comment évaluer les différentes options de logiciels ERP sur le marché ? Pour mieux s’y retrouver, nous vous conseillons de faire un point sur les besoins spécifiques de votre entreprise.
Vous devez savoir sur quels aspects vous attendez que l’ERP vous aide. Par exemple, avez-vous des processus commerciaux clés à améliorer ? Savez-vous quels sont les domaines de croissance potentielle et les défis opérationnels que vous devez surmonter ?
C’est en travaillant conjointement avec les différentes parties prenantes de votre entreprise que vous pourrez identifier plus facilement ces différents aspects. Chaque service de votre entreprise peut vous donner une liste des problématiques qu’ils rencontrent, et pour lesquelles un ERP apporterait une solution.
Les critères de sélection d'un logiciel ERP de gestion d’affaires ?
Lorsque vous avez une compréhension claire des besoins de votre entreprise, vous avez les clés en main pour commencer à évaluer les différents logiciels ERP disponibles sur le marché, en prenant en compte plusieurs critères :
1 - Les fonctionnalités
Vous devez vous assurer que le logiciel ERP de gestion d’affaires que vous allez choisir offre l’ensemble des fonctionnalités nécessaires pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Par exemple, si vous dirigez une entreprise prestataire de services, il est judicieux d’opter pour un ERP qui intègre un module de gestion de projets.
Ainsi, vérifiez si vous avez besoin que votre nouvel outil soit équipé de modules de gestion des ressources humaines, de gestion des stocks, de comptabilité, de planification des ressources, etc. De même, vous pouvez anticiper les besoins futurs de gestion d’affaires de votre entreprise en optant pour des fonctionnalités qui y répondront. Vous vous assurez ainsi d’avoir un ERP suffisamment flexible pour que vous puissiez en tirer partie sur le long terme.
2 - La convivialité
Un outil informatique convivial, c’est un outil que vos équipes en interne utiliseront facilement et avec plaisir. La convivialité est importante, car bien souvent, lors de l’intégration d’un nouveau logiciel dans une entreprise, une résistance au changement peut être observée. Vos équipes ont du mal à apprivoiser le nouvel outil, car elles sont trop habitué à celui qu’elles utilisaient auparavant. Cette résistance au changement a pour conséquence de rallonger la durée d’apprentissage du nouvel outil.
Si l’ERP que vous allez choisir présente une interface claire et intuitive, cela facilitera son adoption et son utilisation. Bien sûr, une formation au préalable est toujours utile, mais celle-ci n’en sera que plus courte si l’outil que vous avez choisi propose une expérience utilisateur conviviale.
3 - La scalabilité
L’intégration d’un nouvel ERP est un projet important, qui n’a pas vocation à être souvent répété. Cependant, votre entreprise va grandir, sa croissance va continuer et vos besoins en gestion d’affaires vont évoluer. Vous devez donc opter pour un logiciel ERP qui va évoluer avec elle. Son système doit pouvoir prendre en charge la croissance future de votre entreprise, que ce soit en termes de volume d'utilisateurs, de transactions ou de fonctionnalités supplémentaires.
Veillez aussi à ce que la capacité d’extension et de personnalisation du système de l’ERP soit au rendez-vous. En effet, il existe des ERP sur lesquels il est possible d’ajouter de nouvelles fonctionnalités à posteriori.
4 - L’intégration
Vous utilisez certainement déjà d’autres outils informatiques au sein de votre organisation, et l’arrivée de votre nouvel ERP n’a pas vocation à tous les remplacer. Vous continuerez à utiliser un certain nombre d’entre eux. Il est donc important de s’assurer de la capacité de votre nouvel ERP à s'intégrer avec ces autres systèmes et applications existants de votre entreprise. Cela vous permettra d’assurer un flux de travail efficace et une synchronisation des données en temps réel, entre ces outils et votre nouvel ERP.
Pour cela, l’ERP de gestion d’affaires doit proposer des fonctionnalités d'intégration robustes et une compatibilité avec les principaux systèmes et plates-formes utilisés par votre entreprise. Cette précaution vous permettra de continuer à utiliser vos outils existants, tout en gagnant du temps sur la synchronisation des données.
5 - Support client et maintenance
Au-delà du choix du logiciel ERP en lui-même, il faut également considérer le choix du prestataire, celui qui sera en charge d’intégrer l’ERP dans votre entreprise. L’intégrateur de l’ERP peut également en être l’éditeur, auquel cas il aura une connaissance profonde de l’ERP que vous avez choisi. Dans tous les cas, il doit être fiable et expérimenté. Il doit vous proposer une assistance technique, des mises à jour régulières et des services de maintenance pour garantir le bon fonctionnement du système.
Pourquoi choisir un logiciel ERP de gestion d’affaires ?
La gestion d’affaires concerne toutes entreprise qui travaille dans un environnement dynamique et concurrentiel. Elle implique une efficacité certaine dans la gestion de projets, mais aussi de vos contrats, de vos ressources matérielles, humaines et financières, afin d’atteindre vos objectifs commerciaux et assurer la rentabilité sur le long terme. Un logiciel ERP de gestion d’affaires joue un rôle important dans cet objectif, puisqu’il vous propose une plateforme centralisée pour suivre et gérer toutes les activités liées aux affaires.
En améliorant la planification des ressources, l’ERP vous permet notamment de mieux surveiller les coûts, et donc de mieux maitriser vos dépenses et revenus. En plus de rationaliser les processus de gestion d’affaires, il vous offre une plus grande visibilité sur toutes les opérations commerciales. Les responsables financiers peuvent ainsi mieux comprendre les performances de l'entreprise et identifier les opportunités d’amélioration.
Un ERP doit intégrer toutes les fonctionnalités de gestion d’affaires, à savoir :
- La gestion de projet et affaires
- La gestion des contrats
- La facturation
- La comptabilité
Il est ainsi équipé pour vous aider à optimiser vos processus et votre efficacité opérationnelle. Vous restez ainsi compétitif sur le marché, et êtes en mesure de répondre aux demandes changeantes des clients.
L'importance de choisir le bon ERP de gestion d'affaires pour une entreprise de service
Si vous dirigez une entreprise prestataire de services, un logiciel ERP de gestion d’affaires peut vous aider à rationaliser les opérations, à améliorer la productivité et à réduire les coûts. De plus, il peut vous apporter une meilleure gestion de vos ressources humaines, notamment grâce à ses fonctionnalités de suivi des temps de travail. Il peut également vous aider à planifier plus efficacement vos projets, ce qui est important pour répondre aux exigences des clients et assurer leur satisfaction.
Enfin, un ERP bien intégré peut vous offrir une visibilité en temps réel sur les performances de votre entreprise. C’est un point important pour les responsables financiers, qui ont ainsi la possibilité de prendre des décisions basées sur ces performances, dans le but de stimuler la croissance de votre entreprise.
Comment un ERP de gestion d'affaires peut aider une entreprise de service à se développer ?
Un logiciel de gestion d’affaires peut jouer un rôle déterminant dans le développement et la croissance de votre entreprise de service, en fournissant une plateforme centralisée pour gérer les projets, les contrats, les ressources et les finances. L’ERP automatise les processus, en améliorant la planification, offrant ainsi une visibilité en temps réel sur les opérations commerciales.
Il vous permet ainsi de travailler de manière plus efficace, et de répondre aux besoins de vos clients de manière proactive. Il peut également vous aider à identifier et à saisir de nouvelles opportunités sur le marché, à élargir votre offre de services afin de renforcer votre position concurrentielle.
