Au moment d’investir en vue d’améliorer votre système d’information, vous êtes amené à considérer différents outils, avant de choisir celui qui s’adaptera le mieux à votre organisation et à la structure de votre entreprise. Face à la multitude de solutions disponibles sur le marché, nous vous aidons à déterminer celle qui correspond le mieux à vos besoins.
Des solutions qui améliorent la productivité
Un intranet et un ERP sont de véritables supports et d'aide d'organisation du travail ; ils permettent, l’un et l’autre, d’améliorer la productivité de votre entreprise. Ils sont notamment source de davantage de transparence, moins de temps passé sur des tâches chronophages et un partage en temps réel de l’information. Cependant, si l’intranet est pertinent dans la plupart des organisations, il n’en est pas de même pour l’ERP, qui apporte davantage de bénéfices aux sociétés plus importantes en termes de collaborateurs et de pluralité des projets gérés. Ainsi, que faut-il savoir avant de choisir sa solution ?
L’intranet, le réseau interne privé
Un intranet est un réseau informatique, utilisant les mêmes protocoles qu’internet (IP, HTTP, etc). Il s’agit d’un réseau privé, utilisé au sein d’une entreprise ou de toute autre organisation. Il est composé d’un ensemble de pages et d’applications (ou modules), hébergées sur des serveurs et con-sultables uniquement sur les postes de travail qui sont admis sur cet intranet. Cela assure notamment une maîtrise de la sécurité informatique du matériel et des informations confidentielles stockées sur l’intranet.
Les raisons qui motivent les entreprises à utiliser un intranet sont notamment :
- La rapidité des échanges de données, mises à jour en temps réel
- Le déploiement de fonctionnalités et de modules métiers internes à l’entreprise
- Le partage de l’agenda des collaborateurs
- Le déploiement et l’administration centralisée des emails
- Faciliter la collaboration de salariés travaillant sur plusieurs lieux
- La mise en place d'un système de ticket, matérialisant les demandes d'intervention auprès de l'équipe support informatique
Contrairement à l'ERP en général, l'intranet est une solution qui peut être conçue sur mesure, et donc être personnalisée selon les besoins et les souhaits d'investissement de l'entreprise.
L’ERP, le progiciel de gestion
Un ERP, ou progiciel de gestion intégré, est une application qui peut notamment être incluse dans un intranet et être utilisée en Saas, ou bien être directement installée sur un poste de travail. Comme l’intranet, l’ERP permet de centraliser les données provenant des différents services de votre entreprise, et s’attache à gérer l’ensemble des processus des divers départements de l’entreprise (Ressources Humaines, Gestion Comptable et Financière, vente, distribution, achats, gestion de projet...). Il peut aussi gérer la planification des opérations commerciales, des ventes aux achats, tout en suivant la gestion des stocks. En fonction de ces derniers, l'outil interagit avec les fournisseurs pour passer et suivre les commandes.
L'ERP accélère ainsi le partage et l’unicité de toutes ces données, réduisant les temps de traitement et de saisie et offrant les fonctionnalités nécessaires à chacun des métiers. Il est doté d’une grande puissance d’action pour les différents profils mais c’est aussi un réel outil d’aide à la décision pour les directions générales.
Intranet, ERP, quelles utilisations ?
Les principales différences entre un intranet et un ERP résident dans leurs utilisations. Un intranet est davantage pensé pour organiser les démarches de communication, et certaines démarches de gestion (au sein de réseaux de magasins par exemple). L'ERP, quant à lui, est conçu pour les démarches de gestion, de pilotage de l'activité et de comptabilité. Ainsi, même si les deux outils peuvent se rejoindre dans leurs fonctionnalités, la philosophie en est un peu différente.
Tout d’abord, vous devez vous demander à quels besoins de votre entreprise, doit répondre votre nouvel outil. Pour identifier ces besoins, faites un état des lieux sur la typologie de votre structure et sur votre cœur de métier.
Quel outil pour quelle structure ?
- Quelle est la taille de votre entreprise ?
- Combien de collaborateurs la composent ? Parmi eux, combien seront utilisateurs de cette nouvelle solution ?
Ces questions sont pertinentes pour identifier le budget que vous pouvez allouer au déploiement de votre nouvelle solution. Un ERP est plus coûteux à mettre en place qu’un intranet, donc si votre entreprise est de petite taille et que peu de collaborateurs sont amenés à l’utiliser, l’ERP n’est probablement pas la solution la plus adéquate.
Au sein d’un plus petit effectif, l’intranet est idéal pour connecter les salariés entre eux, renforcer leurs échanges et faciliter le partage de données, tout en maitrisant les coûts investis.
Quel outil pour quelle activité ?
- Combien de produits ou services différents proposez-vous ? S’agit-il plutôt de cycles de vente longs ou courts ?
- La gestion de projet est-elle un élément dont vous avez besoin ?
Si vous vendez des biens sur des cycles de vente longs, et que vous faites de la gestion de projet, l’ERP vous permet de suivre l’évolution du parcours de vos clients à travers les différentes étapes de leurs cycles d’achat, et celles concernant le suivi de leurs projets.
Le suivi de projet est très développé sur un ERP, puisqu’il vous permet de piloter les ressources assignées sur le projet, l’état d’avancement de celui-ci, la satisfaction de vos clients, ; c’est aussi la possibilité de mesurer le taux de succès des projets, ainsi que la performance des équipes et du commerce grâce à des tableaux de bords et indicateurs personnalisables.
Quel outil pour quelles tâches et fonctionnalités ?
- Avez-vous besoin de partager de l'information, comme des descentes de directives ou des remontées de collaborateurs ?
- Est-il nécessaire d'avoir un outil de consultation ? Ou chaque utilisateur doit-il avoir une action spécifique ?
L'intranet se prête davantage à la communication d'informations internes à l'entreprise, mais ses modules auront en général moins tendance à communiquer entre eux, contrairement à ceux d'un ERP.
Le savoir-faire d’IOcean
Nous vous accompagnons dans la modernisation digitale de votre organisation. Que vous optiez pour le déploiement d’un intranet ou d’un ERP au sein de votre système d’information, c’est un investissement qui vous permettra de :
- Réduire vos coûts, grâce à des économies de ressources et une productivité augmentée
- Être plus réactif et flexible
- Gagner en communication entre vos collaborateurs et services
- Mieux répondre à vos besoins métiers
Réalisation d’un intranet pour un réseau de franchisés
Nous avons réalisé un intranet particulièrement élaboré pour l’un de nos clients : un groupe qui possède plusieurs magasins, à travers un réseau de franchisés et de succursales. Ce sont donc plusieurs centaines de salariés et de collaborateurs qui sont répartis sur le territoire français et à l’étranger, qui sont en lien à travers cet outil.
Pour faciliter la circulation et le partage de l’information au sein de ce grand réseau, nous avons mis en place plusieurs modules dans l'intranet, personnalisés pour ce client afin de répondre à ces spécificités métier :
- Un module magasin, permettant d’organiser le planning de la semaine propre à chaque magasin. Toutes les informations concernant leur localisation, le nombre de leurs employés, qui travaillera tel jour dans tel magasin, quels sont les franchisés ou les succursales… sont consultables.
- Un module de maintenance l'accompagne pour gérer facilement l'entretien des magasins.
- Un module Ressources Humaines, qui recense tous les collaborateurs du groupe et permet de gérer leurs absences et jours de congés.
- Un module formation, proposant des formations internes auxquelles les salariés peuvent s’inscrire.
- Un module de gestion électronique des documents, permettant d’y stocker des dossiers et des fichiers, avec un système de droits d’accès.
sont notamment des fonctionnalités que nous avons développées.
IOcean, éditeur de la solution de gestion IOvision
IOvision est l’ERP que nous avons développé pour favoriser la bonne gestion et le pilotage à 360° de l’ensemble des activités de votre entreprise. Sa transversalité lui vaut d’être qualifié de « bible de référence » par ses utilisateurs. C’est aussi pour la puissance de ses différents modules que le produit est apprécié :
- Certains clients ont grandement réduit le temps de traitement de la génération des factures, et estiment avoir réduit de 95% celui de la gestion des demandes de congés.
- D'autres mettent en avant la capacité de la solution à traiter les complexités comptables et fiscales liées à des sociétés du groupe présentes dans de multiples pays.
Quels que soient votre choix et vos contraintes, n'hésitez donc pas à nous en parler; nous chercherons toujours la solution la plus simple et écoresponsable qui répondra le mieux à vos attentes. Rendez-vous également sur IOcean.fr pour découvrir toutes nos prestations.
