La facturation, c’est l’exemple type du métier que l’on retrouve dans toutes les entreprises. Bien que cette dimension-là soit, en général, considérée comme « peu glamour », elle est indispensable à la vie de l’entreprise et à une bonne gestion de celle-ci. La facturation restant l’étape essentielle pour pouvoir se faire payer ! Les processus de facturation diffèrent selon les structures. La majorité des entreprises utilise des logiciels de facturation, bénéficiant ainsi de nombreux avantages en termes de productivité, de gain de temps et de respect des réglementations. D’autres, plus petites en général, préfèrent utiliser des solutions traditionnelles, « faites maisons », comme des tableurs.
Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?
L’objectif principal d’un logiciel de facturation est de vous aider dans l’édition, la sauvegarde et la diffusion de vos factures, à destination de vos clients, et partenaires. Concrètement, c’est la solution idéale pour dématérialiser votre comptabilité. Le logiciel fait un rapprochement entre l’objet et la quantité des biens ou services que vous avez fournis, avec le montant qui doit vous être versé.
Votre base de données clients est centralisée
De nombreuses informations accompagnent chacune de vos fiches clients. Leur adresse de facturation, les modalités de facturation qui ont été décidées, ainsi que les conditions tarifaires négociées, ou encore le taux de TVA applicable, etc.
Votre logiciel de facturation centralise vos fiches clients, et répertorie toutes les informations qui les accompagnent. Vous gagnez donc en lisibilité, et accédez plus rapidement aux données qui vous intéressent. Et les informations présentes dans vos factures sont correctes et adressées aux bons services.
Un logiciel qui travaille pour vous, et élimine les erreurs
Cela arrive à tout le monde, de temps à autre, de faire des erreurs de saisie. Le logiciel, quant à lui, ne connaît pas ce désagrément. Il automatise les processus de report et de calcul de vos données, pour limiter l’intervention humaine, et donc les erreurs potentielles. Les processus automatisés sont, notamment :
- L’insertion de l’adresse du client sur la facture
- Le report du taux de TVA qui lui est appliqué
- Le calcul du montant hors taxes, en fonction de la TVA et du tarif TTC
- L’insertion d’une remise consignée sur la fiche du client
- Le délai de paiement
- Si un devis comporte une date d’acceptation du client, ou si un bon de livraison a été signé, le logiciel vous rappelle automatiquement qu’il peut générer une facture, et l’expédier à votre signal. Ainsi, fini les oublis !
Un logiciel qui vous aide à suivre les règles de facturation
Les règles de la facturation étant assez mouvantes, il peut s’avérer compliqué de rester à la page des dernières évolutions. Le logiciel vous permet de rester conforme avec les obligations législatives et règlementaires. Par exemple :
- Les mentions obligatoires, imposées par la loi, sont automatiquement inscrites sur les factures (date d’émission, identification des entreprises, délai de paiement, etc)
- Le classement des factures d’achat et de vente, pour retrouver plus rapidement tous justificatifs en cas de contrôle
- Respect de la numérotation des factures, comme institué par le Code Général des Impôts (CGI) et le Code de Commerce (CDC)
Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de facturation ?
Elles vont de la gestion des devis et des factures, jusqu’à la gestion intégrale des opérations de facturation. Les devis et les factures représentent les fonctionnalités basiques du logiciel. La quantité totale de fonctionnalités disponibles dépend de la gamme de logiciel que vous choisissez. Il est également possible d’ajouter, ultérieurement, des modules à votre logiciel, afin d’étendre ses fonctionnalités.
La gestion des devis et des factures
C’est la fonctionnalité principale d’un logiciel de facturation. Elle permet :
- D’identifier le client ainsi que l’entreprise émettrice du devis ou de la facture
- La numérotation automatique des factures
- Le calcul automatique des sous-totaux et des totaux
- L’insertion sur la facture des mentions obligatoires prévues par la loi
La gestion intégrale du processus de facturation
Un logiciel plus complet est capable de gérer l’intégralité du processus, c’est-à-dire :
- L’établissement du devis
- Le bon de commande
- Le bon de livraison
- La facture
Le suivi clients
Votre logiciel peut être équipé d’une fonctionnalité de suivi clients, pour vous donner une bonne visibilité sur les dénouements des opérations que vous effectuez avec eux, jusqu’à l’encaissement des créances clients.
Si des retards de paiement ou des impayés sont constatés par le logiciel, celui-ci génère des relances, et peut ensuite les expédier automatiquement par email.
Le suivi financier
Vous pouvez suivre l’évolution des en cours et de votre chiffre d’affaires grâce à des tableaux de bords simplifiés, édités par le logiciel de facturation. Il est aussi possible d’exporter tout un certain nombre de données pour réaliser vos reporting.
Est-ce obligatoire d'utiliser un logiciel de facturation ?
L’obligation d’utiliser un logiciel de facturation ne s’applique pas à tout le monde. En revanche, tout le monde est obligé d’éditer des devis et des factures qui répondent aux conditions imposées par la loi en vigueur.
Qui est concerné par l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation ?
Les entreprises qui sont assujetties à la TVA doivent utiliser un logiciel de facturation. De plus, si elles proposent des livraisons de biens ou des prestations de service à des particuliers, ce logiciel de facturation doit être conforme à la loi anti-fraude (depuis 2018).
Il faut le préciser, tous les logiciels de facturation ne sont pas conformes à cette loi. Vous devez donc veiller à choisir le bon outil, afin qu’il soit reconnu par l’administration fiscale.
Qui n’est pas concerné par la loi anti-fraude ?
Votre entreprise doit utiliser un logiciel de facturation si elle est assujettie à la TVA, mais celui-ci n’a pas besoin d’être conforme à la loi anti-fraude dans les cas suivants :
- Si vous vendez à des professionnels, et non à des particuliers
- Si vous êtes sous le régime du remboursement forfaitaire agricole
- Si vous être micro-entrepreneur, et que vous bénéficiez de la franchise en base de TVA
Comment bien choisir son logiciel de facturation ?
Comme tout investissement informatique, le choix d’un logiciel de facturation doit être étudié selon les besoins de votre entreprise, ainsi que son budget. Bien entendu, votre nouvel outil disposera de toutes les fonctionnalités de base d’un logiciel de facturation, mais de nombreuses autres fonctionnalités peuvent attirer votre attention.
Afin d’optimiser votre investissement, et ne pas dépenser plus que nécessaire, nous vous recommandons de suivre les bonnes pratiques suivantes.
Selon l’organisation comptable de votre entreprise
Votre entreprise gère-t-elle sa comptabilité en interne ? Ou délègue-t-elle cette mission à un expert-comptable ?
Si vous devez réaliser en interne l’intégralité du processus de facturation, et que vous gérez une petite entreprise, votre meilleur choix est une solution « tout-en-un », rassemblant un logiciel de facturation et un logiciel de comptabilité.
SI vous gérez une moyenne ou grande entreprise, orientez-vous plutôt vers une solution « tout-en-un » comprenant un logiciel de gestion commerciale et un logiciel de comptabilité.
Enfin, si vous faites appel aux services d’un expert-comptable, un logiciel de facturation est suffisant dans votre entreprise.
Selon l’ergonomie qui vous convient
L’ergonomie joue un rôle prépondérant sur la facilité d’utilisation de l’outil, et donc votre productivité. Dans ce domaine, les mots d’ordre sont clarté et intuitivité.
Pour vous assurer qu’un logiciel correspond à vos attentes en matière d’ergonomie, l’idéal est de le tester en amont. Vous pourrez ainsi vérifier que la navigation est fluide, que son interface est bien organisée, etc.
En vous informant sur l’éditeur du logiciel
Ce point est notamment important si le logiciel que vous choisissez fonctionne en SaaS. Il faut vous assurer que les données que vous allez traiter dans l’outil soient hébergées sur un espace sécurisé. L’hébergement de vos données étant de la responsabilité de l’éditeur du logiciel, il est important de vérifier qu’il s’agit d’un éditeur sérieux.
Le lieu d’implantation des serveurs de l’éditeur est également à prendre en compte, car dans certains pays, les législations concernant la protection des données ne sont pas les mêmes qu’en France. C’est notamment le cas aux Etats-Unis, où le Patriot Act permet à l’administration fédérale d’accéder à toutes les données hébergées sur son sol.
IOvision intègre un module de facturation
IOvision, notre solution de gestion et de pilotage à 360° de votre activité, dispose d’un module de facturation complet et performant. Celui-ci peut s’interfacer avec votre logiciel de comptabilité, afin de leur permettre de fonctionner ensemble.
Quel avantage ?
IOvision, réunit déjà tous les métiers essentiels de votre entreprise, comme la gestion commerciale, les ressources humaines, la gestion de l’activité de vos collaborateurs, ainsi que la gestion d’affaires et de projets. La facturation est donc, en grande partie, automatisée ; à partir des données présentes dans les autres modules.
Les factures relatives à des missions de conseil, par exemple, « sortent donc toutes seules » selon les temps saisis par les consultants. Une simple vérification et validation sont à réaliser ; l’envoi lui-même peut –être automatique. Il est à noter aussi qu’IOvision intègre complètement la facturation internationale.
Et l’avantage essentiel d’IOvision tient en ce que, au-delà de la simple facturation, vous avez la vision globale de l’activité de votre entreprise, que vous pouvez ainsi piloter à partir de données centralisées et fiables.
