Comment organiser l’activité avec les congés d’été des collaborateurs ?

Optimiser la planification, l’organisation et la gestion des congés d’été des salariés

L’été est la période durant laquelle 65% des Français (selon un sondage Ipsos et Europ Assistance) choisissent de poser leurs congés pour 2 semaines en moyenne. Nécessité pour le bien-être des salariés, les vacances d’été sont souvent un véritable casse-tête pour les DRH comme pour la production et  ont un impact sur la performance et la productivité de l’entreprise. Alors que les congés s’inscrivent comme un droit fondamental pour vos collaborateurs, comment est-il possible de minimiser les conséquences de ce temps de repos sur l’activité de votre entreprise ? IOvision répond à cette problématique qui concerne l’ensemble des structures.

Les congés d’été : un casse-tête pour les entreprises avant, pendant et après les vacances

Cela fait plus de 80 ans que les salariés français bénéficient de congés payés. Sur 6 semaines de congés en moyenne, la plupart choisissent d’en prendre 2 en été, encouragés par des mesures légales ou incitatives de la part de leur employeur.

Un départ massif qui n’est pas sans poser certains problèmes aux entreprises, en interne comme à l’extérieur : continuer à assurer un service optimal, à vendre, à produire, à répondre aux besoins des clients… l’entreprise se doit de minimiser l’impact des vacances de ses collaborateurs.

En interne, il est souvent nécessaire d’assurer une présence continue pour certains postes clés et permettre aux clients de compter sur les services et l’expertise habituels. En externe, il est important de continuer à garder un œil sur d’éventuels prospects et de répondre efficacement et rapidement à leurs interrogations. Généralement, l’impact des congés d’été peut être ressenti à plusieurs niveaux :

• Sur l’anticipation de l’activité de l’entreprise par rapport à la demande, aux fluctuations du marché, aux stratégies mises en place pour booster les ventes etc…;
• Sur les projets en cours et les tâches régulières, autant au niveau du travail des salariés de l’entreprise que de celui des intervenants et partenaires externes (agences, prestataires, fournisseurs…);
• Par rapport aux postes de l’entreprise dont les clients sont principalement en interne, comme les RH ou la comptabilité par exemple.

Bien avant que les congés d’été ne deviennent une réalité, il s’agit pour le département RH et les responsables de la production d’anticiper au maximum les demandes des salariés tout en étudiant attentivement l’impact de leur décision d’accorder des congés ou non, en fonction de nombreux paramètres. Ainsi, pour les entreprises, les vacances d’été se préparent bien souvent plusieurs mois à l’avance.

Anticiper, minimiser l’impact des congés d’été de vos collaborateurs sur votre activité

Les congés d’été sont une source de nombreux bienfaits pour vos collaborateurs. A ce titre, ils sont, entre autres, essentiels pour leur permettre de recharger leurs batteries et de revenir au travail plus motivés, accroissant ainsi la productivité de votre société.

Différents outils, tel que les ERP, viennent en aide aux entreprises en leur permettant de minimiser l’impact des congés d’été sur leur activité, grâce à une vision et un pilotage de leurs opérations. Concrètement, l’utilisation d’un ERP facilite la planification, l’organisation et la gestion des congés des collaborateurs.

Aujourd’hui, les entreprises qui ont acquis une parfaite maîtrise de l’organisation de leur activité avec les congés d’été de leurs salariés, parviennent à s’affranchir de barrières qui existent encore dans de nombreuses structures. La réussite de l’organisation durant cette période dépend tout d’abord d’une gestion équilibrée des collaborateurs : Les entreprises doivent mettre en place des process permettant d’adapter leur fonctionnement au nombre de ressources disponibles durant la période concernée. Elles informent ainsi les collaborateurs en amont, permettant à ces derniers de comprendre et de se préparer aux tâches qui leur incomberont durant une période au cours de laquelle les ressources en interne sont amenées à varier. Par ailleurs, grâce à une bonne visibilité des ressources et de l’activité, ces mêmes entreprises pourront assurer une gestion optimale du nombre adéquat de collaborateurs

D’autres actions devront être mises en place par les entreprises afin d’assurer la maitrise de l’activité :

• Définir de manière cohérente et exhaustive, les conditions inhérentes aux congés des salariés, telles qu’elles ont été décidées par l’équipe dirigeante et communiquer dessus auprès des collaborateurs ;
• Faire en sorte que les congés soient organisés autour d’éléments et de critères essentiels, objectifs et synchronisés avec le planning interne de l’entreprise ;
• Et enfin analyser  la situation, en temps réel pour pouvoir prendre les décisions et s’adapter le plus rapidement et plus efficacement aux situations.

Ainsi, dans l’organisation et la planification des congés d’été, une bonne anticipation et des outils appropriés tels que les ERP, offrent aux entreprises une meilleure adhésion de la part des collaborateurs, une vision complète des enjeux en cours, la possibilité d’anticiper et surtout, de gérer les congés en toute objectivité pour permettre la poursuite de l’activité sereinement durant les mois d’été.