Gestion des Projets Clients
Planification de Projets
Un module de planification de projets dans un ERP pour ESN permet de définir clairement les étapes d'un projet, d'assigner les tâches aux bonnes ressources et de fixer des jalons pour savoir où en sont vos projets. Chacun doit avoir sa vue, avec ses projets, et une vue consolidée par service, BU, ou filiale. Un ERP pour ESN doit permettre d’anticiper vos besoins en ressources humaines et structurer les projets de manière efficace. Veillez à ce que le module Projet de votre ERP pour ESN vous permette d’atteindre cet objectif.
Suivi des Projets en Temps Réel
Le suivi des projets en temps réel est crucial pour rester informé des évolutions du projet à chaque étape. Grâce aux indicateurs de performance (KPI), un ERP pour ESN permet aux responsables de surveiller les avancées, de détecter rapidement les retards ou les dépassements de budget, et de réagir en conséquence. Cette visibilité instantanée offerte par un ERP pour ESN est essentielle pour assurer la livraison des projets dans les délais et le respect des budgets.
Gestion de la Charge de Travail
Ce module ou cette fonctionnalité d’un ERP pour ESN est indispensable pour conserver un confort de travail pour vos équipes, avec une répartition équitable des tâches, tout en ayant une efficacité optimale. C’est à vous de définir ce que ce module doit pouvoir faire ou ne pas faire dans le cadre de votre ERP pour ESN.
Gestion du Budget de Projet
Une forte valeur ajoutée de l’ERP pour ESN réside dans la capacité à suivre en temps réel les dépenses par rapport au budget, d'identifier les écarts, et de permettre des ajustements pour anticiper. Vous devez vérifier que ce module dans votre ERP pour ESN vous permet de garder les projets sous contrôle financier, de rentabilité et de qualité, contribuant directement à la rentabilité globale de l’entreprise.
Facturation Automatisée
Une fonctionnalité clé de tout ERP pour ESN est la facturation automatisée, qui génère automatiquement des factures en fonction des données de suivi de projet. Cela a l’immense bénéfice de supprimer toute erreur humaine ou de saisie, d’accélérer votre cycle de facturation, et d’améliorer immédiatement votre trésorerie et votre processus de recouvrement grâce à votre ERP pour ESN.
Rapports de Rentabilité
Avec un ERP pour ESN, après avoir investi du temps à son implémentation, vous devez pouvoir, en quelques clics, obtenir une analyse détaillée de la performance financière de chaque projet. Ces rapports dans un ERP pour ESN incluent une évaluation des coûts directs et indirects, permettant ainsi de déterminer si un projet a été rentable ou non. Ces insights sont cruciaux pour améliorer la gestion des futurs projets et maximiser les marges bénéficiaires.
Gestion Opérationnelle
Planification des Ressources
Pour allouer les bonnes ressources aux bons projets au bon moment, un bon ERP pour ESN doit offrir un large éventail de fonctionnalités de planification. Le module de votre ERP pour ESN doit permettre des ajustements dynamiques, visuels, et prendre en compte les besoins en temps réel des projets et des disponibilités des équipes. Lorsque ce module de planification dans votre ERP pour ESN est complet et correctement paramétré, vous évitez les erreurs et faites gagner un temps précieux à vos managers.
Suivi des Temps de Travail
Grâce au suivi des temps de travail dans un ERP pour ESN, vous allez mesurer la productivité et facturer vos clients. Vos employés disposeront d’une interface dédiée dans l’ERP pour ESN pour saisir leur temps de travail quotidien, par projet ou par tâche. Au-delà de simplifier la collecte d’informations, cela permet aussi le calcul des coûts et assure une facturation précise et en temps réel grâce à votre ERP pour ESN. Vos managers pourront évaluer plus facilement l’efficacité des équipes et ajuster les ressources si nécessaire.
Workflow de Validation
Les workflows de validation dans un ERP pour ESN automatisent les processus internes. Validation des congés, des dépenses ou des livrables de projet… Cela permet de réduire les délais de traitement, d’éviter les erreurs et d’assurer que toutes les approbations nécessaires sont obtenues rapidement et de manière conforme aux politiques internes, grâce à votre ERP pour ESN.
Gestion des Absences et Congés
Avec une ESN de plusieurs centaines de collaborateurs, vous devez pouvoir planifier, suivre et approuver les demandes de congés ou de RTT facilement. Votre ERP pour ESN doit donc centraliser ces informations via un module dédié. Vos managers voient d’un coup d’œil les absences prévues et organisent les ressources en conséquence pour éviter les interruptions dans les projets.
Gestion des Dépenses et Notes de Frais
L’ERP pour ESN idéal permet aussi aux employés de soumettre leurs dépenses de manière centralisée et d’en assurer le suivi jusqu’à leur remboursement. Ce module dans votre ERP pour ESN simplifie le processus pour les employés (et leurs notes de frais) et permet aux responsables financiers de garder un contrôle strict sur les dépenses de l’entreprise.
Gestion Financière
Comptabilité Générale et Analytique
La comptabilité générale et analytique est un pilier de la gestion financière d’une ESN. Un ERP pour ESN doit intégrer des fonctionnalités permettant d'enregistrer et de suivre toutes les transactions financières, de gérer les comptes fournisseurs et clients, et de produire des états financiers. Cependant, il sera parfois plus pratique, rapide et plus fiable de rester sur votre logiciel de comptabilité actuel (Sage, Cegid, etc.) afin de ne pas mettre tous vos œufs dans le même panier, et conserver les habitudes de vos équipes comptables. Ce qui peut en revanche être très utile, est l’analyse type Business Intelligence (PowerBI ou autre), venant piocher dans l’un ou l’autre des logiciels, afin de vous aider à prendre des décisions stratégiques liées notamment à la finance.
Gestion de la Trésorerie
Le module de gestion de la trésorerie dans un ERP pour ESN intègre le suivi des flux de trésorerie, la prévision des entrées et sorties de fonds, et le rapprochement bancaire. Comme pour la comptabilité, vous pouvez conserver ces fonctionnalités dans votre logiciel de comptabilité générale actuel ou les centraliser dans votre ERP pour ESN.
Budgétisation et Prévisions
La budgétisation et les prévisions dans un ERP pour ESN permettent de planifier les finances futures de l’entreprise. Cela permet aux entreprises d’anticiper les besoins financiers et d’ajuster leur stratégie en fonction des résultats attendus.
Facturation
La gestion des factures dans un ERP pour ESN joue un rôle crucial sur votre trésorerie et englobe l’émission des factures, le suivi et la collecte des paiements. L’ERP idéal pour ESN centralise ces processus, assurant que les factures soient envoyées au bon moment, et que le recouvrement soit à minima semi-automatisé.
Reporting Financier
Avec le module de reporting financier d’un ERP pour ESN, vous allez visualiser les performances financières de votre activité, de votre filiale, BU, etc., à travers des tableaux de bord et des rapports détaillés. Les décideurs ont besoin de KPI financiers justes et faciles d’accès, fournis par votre ERP pour ESN. Cela leur permet d’identifier rapidement les domaines nécessitant une attention particulière.
Gestion des Contrats et Avenants
Pour assurer la conformité des accords avec vos clients, votre ERP pour ESN doit centraliser tous les contrats, permettre le suivi des modifications et conditions (avenants), et assurer que les termes sont respectés, ce qui sécurise votre activité.
Gestion des Ressources Humaines
Recrutement et Suivi des Candidats
Votre ESN veut attirer les meilleurs talents ? Alors votre ERP pour ESN doit faciliter au maximum la gestion des offres d'emploi, la réception des candidatures et le suivi des candidats, bref tout le processus de recrutement. Cela aide les RH à identifier rapidement les meilleurs candidats et à fiabiliser le processus d’intégration via votre ERP pour ESN.
Gestion des Compétences
Module clé dans la fidélisation de vos équipes, ce module de suivi des qualifications et des formations des employés dans un ERP pour ESN catalogue les compétences existantes, identifie les lacunes et permet de suivre les parcours de formations. Les jours hommes peuvent être vendus plus chers pour une même personne grâce à ce module de votre ERP pour ESN.
Gestion des Paies
Pour les paies, rien de tel qu’un ERP pour ESN qui centralise toutes les informations au même endroit. Le calcul des salaires, la gestion des cotisations sociales, et la production des bulletins de salaire sont gérés par votre ERP pour ESN. En automatisant la collecte des données, les calculs complexes, en garantissant la conformité légale, et en réduisant les erreurs, vous libérez du temps pour que les RH s’occupent comme il faut de vos équipes.
Gestion Commerciale
CRM (Customer Relationship Management)
Un CRM intégré dans un ERP pour ESN est une excellente solution pour optimiser votre relation client et votre activité commerciale. Le CRM aide les équipes commerciales à suivre les interactions avec les clients, à prévoir les ventes futures, et à maximiser les opportunités de revenus. De plus, lorsque les commerciaux ont accès aux disponibilités RH via votre ERP pour ESN, le processus commercial s’accélère, augmentant ainsi les chances de décrocher de nouvelles missions.
Gestion des Offres et Devis
La gestion des offres et devis est cruciale pour transformer les prospects en clients. Un ERP pour ESN permet de créer des devis rapidement, de suivre leur statut, et de s'assurer qu'ils sont conformes aux attentes des clients. Cette fonctionnalité dans un ERP pour ESN aide les équipes commerciales à travailler plus efficacement et à conclure des affaires plus rapidement.
Gestion des Commandes
Les fonctionnalités essentielles d’un ERP pour ESN comprennent également le suivi du cycle de vie d'une commande, de la réception à la livraison. Un ERP pour ESN offre une visibilité complète sur ce processus, permettant de s'assurer que les commandes sont traitées rapidement et que les clients soient servis dans les délais.
Gestion Stratégique
Tableaux de Bord de Pilotage
Afin de générer des vues d’ensemble avec vos indicateurs clés de performance (KPI), demandez à votre éditeur ERP pour ESN s’il y a bien un module fournissant des tableaux de bord personnalisables qui affichent en temps réel les données de manière détaillée et simplifiée. Les données consolidées dans un ERP pour ESN sont une source d’information précieuse pour toute direction d’entreprise.
Reporting et BI (Business Intelligence)
La fonctionnalité de reporting et de Business Intelligence (BI) dans un ERP pour ESN permet d'analyser en profondeur les performances de l’entreprise. Que la BI soit intégrée ou fournie via un logiciel tiers, votre ERP pour ESN doit permettre de fournir les données nécessaires. Ce module de BI dans un ERP pour ESN pourra générer des rapports détaillés, des vues spécifiques, et des analyses qui aident les décideurs à comprendre les tendances business, mesurer les résultats par rapport aux objectifs, et identifier les domaines nécessitant des améliorations.
Gestion Documentaire
Centralisation des Documents
La centralisation des documents est une fonctionnalité clé pour les ESN qui traitent un grand volume de documents techniques, commerciaux et administratifs. Un ERP pour ESN permet de stocker tous ces documents dans un système sécurisé, facilitant l’accès, le partage des informations à travers toute l’entreprise, suivant les droits de chacun (opérationnel, manager, RH, DAF, direction…). Cela supprime les différentes sources de données (classeurs Excel éparpillés) et renforce la cohérence des informations dans un ERP pour ESN.
Gestion des Droits d'Accès
Ce module de gestion des droits d'accès dans un ERP pour ESN est crucial pour déterminer la fiabilité des données et leur protection. Vous devez pouvoir définir des permissions d'accès spécifiques pour chaque utilisateur en fonction de son rôle dans l’organisation. Les différents niveaux de votre entreprise doivent être paramétrables sans contrainte (par pays, par filiale, par BU, par service, etc.). Cela garantit que seules les personnes autorisées peuvent accéder à certaines données, renforçant ainsi la sécurité des informations dans votre ERP pour ESN.
Collaboration et Communication
Outils de Collaboration en Équipe
Un ERP pour ESN est aussi une plateforme intégrée qui facilite la communication interne. Le partage de fichiers est l’une des fonctionnalités les plus importantes. Outre l’amélioration de la communication entre les équipes, ces fonctionnalités dans un ERP pour ESN vont aider à maintenir la cohérence dans l'exécution des projets et un bon niveau d’information pour chacune des personnes impliquées.
Sécurité et Conformité
Sécurité des Données
La sécurité des données est une priorité pour toute ESN. Un ERP pour ESN doit absolument protéger les informations sensibles de ses clients et de ses projets. Il offre des fonctionnalités avancées pour le chiffrement des données, la gestion des accès, et la surveillance des activités, garantissant que les données sont protégées contre les menaces internes et externes. Votre ERP pour ESN doit se conformer aux normes RGPD, assurant que l’entreprise respecte ses obligations légales conformément aux réglementations en matière de protection des données personnelles.
Intégration et Interopérabilité
API et Intégrations
Les API et intégrations sont cruciales pour permettre à un ERP pour ESN de se connecter avec d'autres logiciels et systèmes déjà en place dans l'entreprise. Que ce soit pour intégrer des logiciels de BI, de comptabilité ou tout autre outil métier, votre ERP pour ESN doit être capable de s'intégrer de manière fluide avec vos outils existants et futurs, créant ainsi un écosystème interconnecté qui optimise les opérations de l'entreprise.
